Conhecendo um pouco mais da Gestão de Estoque
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A importância de se ter um bom controle de estoque já foi discutida no blog da GVM anteriormente, caso não tenha visto clique aqui e confira; agora será feita uma abordagem mais prática para auxiliar na organização da empresa e neste processo de gestão do estoque.
Pode-se dizer que o estoque é dividido em três grandes momentos, sendo eles: o planejamento, o acompanhamento das compras/vendas – aqui inclui-se também o recebimento das mercadorias, e a saída efetiva dos produtos.
A seguir vamos abordar um pouco sobre cada uma delas e dar dicas de boas práticas para elas.
Planejar e acompanhar o volume de compras
Grande parte das perdas de estoque de uma loja está ligada ao desperdício de produtos que são derivados da falta de procura por parte dos consumidores, ou seja, a demora para vender. Isto gera, sobretudo, fim do prazo de validade, perda da oportunidade, itens baseados na sazonalidade e as ações promocionais que não tiveram sucesso – seja pela estratégia adotada ou produto ofertado. Dessa forma, o setor de compras deve ser um dos responsáveis por evitar as perdas, estabelecendo um processo de aquisição de mercadorias sempre se baseando na demanda do cliente.
Criar uma metodologia de identificação de todos os itens dentro do estoque facilita o encontro dos materiais quando necessário e otimiza seu tempo de distribuição para os demais setores. Evidentemente que as práticas de organização no estoque (prateleiras, corredores e ilhas de estocagem) mantendo sempre à disposição dos produtos e materiais de maneira que os que possuem maior rotatividade fiquem na frente. Vale dizer que além de manter a sua empresa organizada, também dá a você maior agilidade na distribuição e controle do estoque.
Com essa prática é possível saber o custo de manutenção do seu estoque, pois é essencial saber o investimento necessário para que sua empresa o mantenha-o em ordem; já que quanto maior o seu estoque, maior é a necessidade de capital de giro a ser aplicado para mantê-lo.
Quanto ao capital de giro uma recomendação muito importante é: Não deixe que produtos fiquem parados por muito tempo!
Estes produtos vão perdendo o valor de mercado e o não “giro” pode acarretar prejuízos para a sua empresa. Faça uso de promoções e queimas de estoque sempre que notar que é necessário renovar. Com isso estará “garantindo” as vendas ao passo que mantem seu estoque saudável.
Recebimento de mercadorias
Receber adequadamente este produto irá colaborar em muito para prevenção contra perdas de estoque e este deve começar no momento em que os produtos chegam ao depósito da loja.
Quando há processo de recebimento de mercadoria eficiente deve oferecer informações precisas e corretas sobre os itens adquiridos e presentes em um pedido de venda, alimentando assim todo o processo de controle de estoque e de vendas desses itens.
Há no comércio varejista duas práticas que são “simples” e que são extremamente eficazes para o controle de estoque. São elas: confronto do pedido de compra, com a Nota Fiscal Eletrônica e o recebimento na loja.
1. Arquivo XML vs. Pedido de Compra
Para este tipo é vital utilizar o pedido de compra, tanto por uma questão de produtividade para seu comprador/gestor, quanto de segurança e controle.
Antes de enviar a mercadoria para sua loja, o fornecedor irá faturar seu pedido. Ao fazer isto é normal que você receba a fatura desta compra e o arquivo XML da nota fiscal, via e-mail.
O primeiro passo, portanto, é o confronto. Na prática é comparar o pedido de compra realizado com o arquivo XML da nota fiscal enviada pelo fornecedor.
Ao fazer isso você já estará conferindo o seu pedido e o atendimento dele antes mesmo do produto chegar em sua loja, tornando-se assim um processo prévio da chegada do produto em sua loja. Informações de produtos, seus preços e quantidades, são conferidos nesse momento. Ou seja, quaisquer divergências de quantidade, preço ou produto, já podem ser notificadas ao fornecedor para que o mesmo corrija antes mesmo de despachar o transporte evitando problemas no seu abastecimento.
2. Recebimento do produto versus Nota Fiscal/Arquivo XML
Basicamente, esse processo consiste em comparar as informações da nota fiscal (via arquivo XML ou fisicamente) e confrontar com o que chegou do carregamento.
Uma forma de dinamizar/agilizar esta etapa é usar um coletor ou um leitor de código de barras associado a um sistema informatizado.
Ao utilizar este método o funcionário irá apenas registrar aquilo que está recebendo, ou seja, ele tem de contar os produtos, e se estiver divergente prover a correção desta situação. Com isso, a chance de erro cai consideravelmente.
Dicas e sugestões
Estoques bem geridos possuem algumas características em comum. A seguir é apresentada uma lista destas práticas para que possam ser vistas e estudadas para serem aplicadas na sua empresa:
Contrate um funcionário para controlar o estoque
Para saber se precisa de um colaborador para essa finalidade faça um cálculo simples: veja a quantidade de desperdício ou de oportunidades perdidas por falta de estoque ocorrem ao longo de um mês. Quando este número for maior que o do salário (e normalmente é), vale a pena ter um responsável para essa função.
É claro que que essa dica vai depender diretamente do tamanho da sua empresa e do seu estoque. Se a sua empresa for muito pequena é bem provável que essa atividade seja uma responsabilidade sua ou que alguém acumule essa função com outras.
Garanta que essa pessoa é de confiança e tenha metas
Infelizmente ouvimos vez ou outra sobre casos de roubos ou de acidentes em estoques.
Normalmente isso ocorre pela falta de controle e de incentivos (salário bom, bônus ou reconhecimento) de quem está nessa posição. Para evitar esse tipo de situação vale a pena ter pessoas reconhecidas pela honestidade e envolvimento com a empresa.
Uma outra tática é o incentivo positivo com relação a metas de controle do estoque. Isso servirá de motivação para que essa pessoa tenha um cuidado ainda maior com o seu estoque.
Faça a contabilização do seu estoque
Aqui entra a questão do planejamento abordado anteriormente e ter um controle periódico da quantidade de itens em inventário, para os perecíveis se estão com prazo de validade para vencer ou com estoque de segurança abaixo do desejado. Tudo isso vai propiciar que você não perca dinheiro por uma má gestão de estoques.
Controle de Estoques e o inventário
Algumas vezes a empresa adquire equipamentos, produtos, esperando um crescimento ou mesmo um aumento nas suas vendas, mas nem sempre isso ocorre.
Com isso é normal ter produtos que seriam para o uso do dia-a-dia da empresa que nem são usados ou mesmo artefatos necessários que consomem espaço e principalmente dinheiro. Gerir estes itens é vital para ter uma organização enxuta e que não comprometa os investimentos necessários.
Vale ressaltar que o inventário deve também incluir os itens usados pela empresa, pois estes fazem parte de sua empresa e é muito indicado saber quais equipamentos estão em sua empresa, características (configurações) para que na eventualidade de troca e/ou reparo se conheça o que precisa adquirir.
Tenha controles periódicos
Fazer a contabilização do estoque uma vez por ano não é suficiente; por isso é aconselhável que se defina uma periodicidade de análise de acordo com a disponibilidade de pessoal e com o tamanho de estoque que você tem.
Tenha uma forma de organizar o seu processo
Para fechar a disciplina de controle de estoque com chave de ouro é bem importante ter um processo de entrada e saída de produtos ou materiais. É justamente essa organização de forma prática e simples que vai permitir que você ou o responsável pelo setor tenha sempre um bom desempenho e não esqueça de nada.
Disto podemos tirar que um erro comum relacionado a esses processos é a entrada ou saída de produtos ou materiais do estoque sem atualizar (dar baixa). Com isso, pode parecer que ocorreram perdas no estoque quando na verdade está tudo normal ou até mesmo o extremo oposto.
A GVM possui soluções para a sua empresa na gestão do estoque, nas etapas de pedidos de compras, transferências entre unidades, na conferência destes pedidos e também na contagem/manutenção dos estoques. Entre em contato conosco e saiba mais sobre estes produtos.