Gestão orçamentária no dia-a-dia
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No artigo anterior começamos a explicar o que vem a ser a gestão orçamentária e como ela é útil dentro do processo de gestão de uma empresa, ainda mais se ela for pequena ou de uma pessoa só (microempreendedor individual). Neste iremos abordar alguns meios de aplicar efetivamente a gestão orçamentária em sua empresa.
Haverá muitos pontos que, caso acompanhe o blog, verá que tratamos anteriormente, no entanto, sem explicar o porquê; agora entraremos um pouco mais no assunto e começaram a fazer mais sentido.
Sem mais delongas, vamos lá!
Saiba separar os custos das despesas
Trata-se aqui de um erro muito comum entre os empreendedores que é “confundir-se” e achar que custos e despesas são a mesma coisa, mas não são!
Podemos dizer que custos e despesas são gastos, entretanto com propósitos totalmente diferentes.
Os custos são aqueles gastos ligados a produção ou comercialização de bens ou serviços. Para identificá-los pode-se aplicar o sente pensamento ou inverter este pensar para um questionamento: quanto mais eu vender, mais estes gastos aumentarão.
Colocando de uma forma mais prática é possível que se considere como custo artigos relacionados à matéria-prima, compra de mercadorias para revenda, frete, sob alguns aspectos – bem distintos, a comissão dos vendedores. Neste grupo pode ser considerado também os custos financeiros como taxas de boleto ou taxas de cartão de crédito, pois estes estão diretamente relacionados a sua operação de comércio e/ou produção.
As despesas são gastos que estão relacionados à administração da empresa.
Assim como os custos possuem uma “frase” que ajuda a identificar quais itens pertencem a ele, o mesmo ocorre com as despesas. A partir do pensamento: vendendo ou não, eu terei estes gastos. Pode também colocá-lo como um questionamento: vendendo ou não, o que preciso pagar? Despesas com aluguel, salários, o cafezinho ofertado, o telefone, a internet, a hospedagem do site e outros tantos podem ser considerados exemplos de despesas.
Regime de Caixa e Regime de Competência
Assim como custos e despesas estes são bem distintos também.
A necessidade de se usar os dois se dá pela necessidade de analisar dados através do regime de competência e outros pelo regime de caixa.
O regime de caixa é o mais simples; onde deverá ser considerado o gasto ou a receita na data em que entraram no seu caixa. Por exemplo, foi adquirida a assinatura anual de uma revista e essa será paga 3 parcelas de R$ 40,00, então, você terá a cada 30 dias um lançamento deste valor conforme o pagamento for realizado.
O regime de competência, por sua vez precisa de um pouco mais de atenção para ser compreendido. Este usa a data na qual aquela despesa ou receita compete, ou seja, quando aconteceu. Neste caso não importa se você pagou ou quando efetivamente pagou.
Colocando em miúdos: usando ainda o exemplo da assinatura da revista, o tempo de aquisição/consumo dela é anual, logo você rateia o valor total da assinatura ao longo deste período, portanto 12 lançamentos mensais de R$ 10,00.
Acompanhe o DRE uma vez por mês
O DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) é calculado usando como base o regime de competência. Nele as receitas e gastos são organizados em categorias. A última linha deste relatório, geralmente fica nesta área, indica se a sua empresa deu lucro ou prejuízo, todavia esta não é a única coisa a ser analisada.
Ao longo do relatório é possível que haja indicativos de onde o dinheiro da empresa está escoando. Isso, em tempos de crise, pode lhe ajudar a apertar o cinto no lugar correto.
O DRE fornece dados importantes para que possam ser calculados outros indicadores muito interessantes e importantes para a empresa como margem de contribuição, ponto de equilíbrio, lucratividade e outros. Você pode usar o DRE, também, como base para um planejamento orçamentário e avaliar se o seu negócio é passivo de uma alavancagem operacional.
Se você não tiver tempo para fazer nada disso que foi descrito acima, ou não conhecer ou saber como fazê-lo, ao menos olhe o seu DRE uma vez por mês.
Acompanhe semanalmente o fluxo de caixa
Dentre todas as ferramentas financeiras disponíveis, o fluxo de caixa é a de maior importância. Principalmente se o seu tempo é escasso e você precisar escolher entre um grupo de coisas para monitorar; se este for o seu caso dê preferência ao fluxo de caixa.
O fluxo de caixa é o monitor cardíaco da sua empresa.
Vamos imaginar a seguinte situação para entender a sua importância e também a sua aplicabilidade: sua empresa está vendendo bastante a prazo e o DRE está apontando lucro. Ótimo! Porém, suas despesas, seus custos e despesas, estão com o vencimento anteriores a você começar a receber de seus clientes, com isso a empresa tende a ficar sem capital de giro. Neste momento a sua empresa estará dependente de dinheiro externo (financiamentos, empréstimos, contas de investimentos, venda de patrimônio) para quitar as dívidas e até mesmo realizar novas compras. Logo, o que mostrará os recebimentos versus pagamentos é o seu fluxo de caixa.
Este é gerado usando o regime de caixa, ou seja, você deve usar a data em que o pagamento foi ou será realizado. Sendo assim você pode apurar o saldo das contas da empresa ao longo do tempo de acordo com que as contas a receber e a pagar sejam realizadas.
Para que essa ferramenta possa ser usada corretamente e essa traga informações reais e relevantes é preciso que seja tudo informado, diariamente.
Lucratividade é diferente de Rentabilidade
A lucratividade é quanto a empresa ganhou sobre as vendas. E somente isso. Então digamos que a empresa teve um lucro líquido de R$ 10 mil e uma receita bruta de R$ 200 mil. Neste caso a lucratividade será de 5%.
Já a rentabilidade é o retorno que a empresa teve sobre um determinado investimento. Digamos que a empresa compre um equipamento que custe R$ 100 mil. Suponhamos que por causa desse equipamento a empresa faturou R$ 13 mil. Logo, a rentabilidade deste investimento foi de 13%. É através da análise da rentabilidade que você decide se o seu dinheiro vale a pena ser investido na empresa ou posto em uma aplicação bancária.
Este tipo de informação pode ser obtida no DRE.
Ponto de Equilíbrio
Você sabe quanto de produto ou serviço é preciso vender para que as suas receitas equalizem com seus gastos?
Este é o conceito de ponto de equilíbrio. Quando suas receitas atingem exatamente o tamanho dos gastos.
Ao calcular o ponto de equilíbrio, você terá a quantidade de produtos ou serviços que você precisa vender para cobrir todos os seus gastos e obter lucro zero. Sendo assim, a partir desta informação é possível que calcule uma meta e/ou margem de lucro desejado. Outra vantagem em se conhecer este valor é que pode-se fazer ajustes para ter o preço certo em seus produtos e serviços.
Alavancagem Operacional
Há casos que a empresa possui recursos que estão ociosos ou subutilizados e com isto torna-se possível aumentar o faturamento da empresa sem aumentar as despesas. Observe que neste momento não estamos falando de custos, pois trata-se de algo que já existe na empresa. Ou seja, a alavancagem operacional consiste em tentar aumentar o faturamento da empresa utilizando as mesmas pessoas, mesmas máquinas, mesmas estruturas e qualquer outra despesa.
O segredo da alavancagem operacional é aumentar a receita bruta, os impostos e os custos variáveis, mas mantendo as despesas fixas. Com isso, no final, você estará aumentando o lucro da sua empresa.
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